Chuyển đổi số hệ thống kế toán, tài chính đã và đang là xu thế tất yếu của mọi doanh nghiệp Việt Nam. Theo đó, việc nhanh chóng chuyển đổi hóa đơn điện tử chính là một trong những giải pháp đắc lực giúp hỗ trợ các doanh chuyển đổi số hệ thống kế toán nhanh chóng, hiệu quả.
Mục đích của công cuộc chuyển đổi số trong các doanh nghiệp nhằm gia tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, tăng cường mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đồng thời nâng cao năng lực của doanh nghiệp trên thị trường. Hiện nay, dù tồn tại rất nhiều khái niệm chuyển đổi số khác nhau nhưng tựu trung đều phản ánh bản chất của chuyển đổi số chính là quá trình ứng dụng công nghệ số vào tất cả lĩnh vực của một doanh nghiệp, nhằm làm thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và mang đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ mới và tốt nhất. Hơn thế, chuyển đổi số còn góp phần thay đổi văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi sự sáng tạo và đổi mới quy trình để tiếp cận nhanh chóng xu hướng thời đại.
Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán có thể hiểu đơn giản là việc ứng dụng các công nghệ số vào các nghiệp vụ kế toán, giúp cho các nghiệp vụ kế toán được triển khai nhanh chóng, hiệu quả hơn mà vẫn tối ưu tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Một số công nghệ số hiện được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào trong lĩnh vực kế toán có thể kể đến như: Phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán điện tử, phần mềm bán hàng điện tử, phần mềm văn phòng điện tử,...
1. Vì sao doanh nghiệp phải chuyển đổi số hệ thống kế toán
Không phải ngẫu nhiên mà các doanh nghiệp ngày càng chú trọng tới việc chuyển số nói chung và chuyển đổi số hệ thống kế toán nói riêng. Bởi, xét riêng trong lĩnh vực kế toán, việc sớm chuyển đổi số hệ thống kế toán sẽ giúp tăng tính thuận tiện trong giải quyết công việc của các kế toán viên, đồng thời mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp.
1.1. Hiện đại hóa phương thức làm việc cho bộ phận kế toán
Trước tiên, việc chuyển đổi số hệ thống kế toán sẽ thay đổi phương thức làm việc của bộ phận kế toán, chuyển từ phương thức truyền thống sang phương thức hiện đại hơn. Theo đó, thay vì phải lập, xuất hóa đơn bằng cách thức viết tay thủ công, các kế toán viên có thể thực hiện nghiệp vụ này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử, vừa tiện lợi, nhanh chóng lại tối ưu tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Không chỉ hóa đơn mà các nghiệp vụ khác của kế toán cũng có thể dễ dàng thực hiện trên các phần mềm hỗ trợ như: phần mềm kế toán, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm văn phòng điện tử,...
1.2. Tạo môi trường làm việc thuận tiện cho kế toán viên
Khi chuyển đổi số hệ thống kế toán, các kế toán viên của doanh nghiệp sẽ có môi trường làm việc thuận tiện hơn. Nhờ ứng dụng các công nghệ số hiện đại hỗ trợ trong công việc, các kế toán viên có thể làm việc độc lập hơn, chủ động giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả, tạo ra giá trị cao hơn cho doanh nghiệp và cho chính bản thân mình.
Ví dụ như khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các kế toán viên có thể dễ dàng kết nối, thu ngắn khoảng cách với các bộ phận khác của doanh nghiệp, tạo luồng trao đổi, xử lý công việc thuận tiện và hiệu quả. Mọi đầu việc nhờ thế có thể được giải quyết từ xa, thậm chí là giải quyết 24/7.
1.3. Tối đa hóa nguồn lực doanh nghiệp
Việc chuyển đổi số hệ thống kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tối đa hóa hiệu quả của các nguồn lực. Không chỉ bộ phận kế toán giải quyết công việc hiệu quả hơn mà nhờ nền tảng kết nối số hóa đa chiều, khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng được phá vỡ, công việc được phân luồng rõ ràng và hoạt động trôi chảy, trơn tru hơn.
1.4. Nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp
Trước đây, khi trình báo cáo lên lãnh đạo, nhân viên các bộ phận nói chung và bộ phận kế toán nói riêng phải lập báo cáo viết tay hoặc gửi email. Tuy nhiên, khi áp dụng số hóa và các giải pháp hỗ trợ số hóa, việc quản trị doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn rất nhiều. Theo đó, nhân viên các bộ phận không cần phải lập báo cáo theo phương thức thủ công hay email gửi lên quản lý, lãnh đạo. Thay vào đó, các nhà quản lý, nhà lãnh đạo chỉ cần mở các phần mềm quản lý chung hoặc quản lý riêng của từng bộ phận là đã có thể xem báo cáo từ tổng quát đến chi tiết thực hiện, nắm rõ tình hình và hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp, từ đó ra quyết định đúng đắn và chính xác.
1.5. Nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp
Thực tế đã chứng minh, hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng thành công chuyển đổi số thì đều mang lại hiệu quả vận hành cao hơn các doanh nghiệp kinh doanh, vận hành theo mô hình truyền thống. Điều này một lần nữa khẳng định vai trò cần thiết của chuyển đổi số với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Đồng thời, nó cũng cho thấy việc ứng dụng và áp dụng công nghệ số, phần mềm điện tử không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh mà còn ảnh hưởng đến khả năng sống còn của doanh nghiệp.
2. Sử dụng Hóa đơn điện tử VNPT-Invoice trong công tác kế toán thuế của Công ty Nhiệt điện Mông Dương hiện nay
Lập - xuất hóa đơn là một trong những nghiệp vụ vô cùng quan trọng của bộ phận kế toán. Khâu hóa đơn chính là khâu quan trọng, là nền tảng để xác định các kê khai và nộp thuế chính xác, minh bạch. Bởi thế, việc chuyển đổi số công tác kế toán thuế chính là việc làm cần thiết, quan trọng trong mục tiêu chuyển đổi số của công ty. Và phần mềm hóa đơn điện tử như VNPT-Invoice đang là công cụ hỗ trợ đắc lực cho Công ty Nhiệt điện Mông Dương trong việc thực hiện chuyển đổi số công tác kế toán thuế nói riêng và chuyển đổi số doanh nghiệp nói chung.
Khi chuyển đổi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử VNPT-Invoice, Công ty không chỉ sớm hợp pháp hóa hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính Phủ mà còn có thể tối ưu tiết kiệm thời gian, chi phí nhân lực và đảm bảo nâng cao hiệu quả công việc.
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng, so với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều:
- Tiết kiệm đến 90% chi phí so với hóa đơn giấy.
- Rút ngắn quy trình lập - xuất hóa đơn.
- Giảm thiểu tối đa rủi ro hóa đơn: mất, cháy, hỏng,...
- Dễ dàng lưu trữ, kiểm tra, quản lý hóa đơn mọi lúc mọi nơi.
- Tự động gửi email hóa đơn điện tử cho khách hàng
- Hỗ trợ tính năng nhắc thanh toán qua SMS, thúc đẩy thu hồi công nợ cho doanh nghiệp.
- Gia tăng tính thuận tiện cho kế toán viên trong việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu