Những khúc mắc trong ngành văn thư lưu trữ còn tồn tại
Hiện nay, hầu hết các tổ chức cơ quan nhà nước đều có lộ trình, kế hoạch và các chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và quản lý điều hành của các cơ quan tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian và ngân sách.
Tuy nhiên, dù nguồn nhân lực và hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin khá tốt, song việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử, tạo lập cơ sở dữ liệu trong các đơn vị hiện nay còn một số hạn chế như gặp khó khăn trong việc thu thập nộp lưu, sắp xếp, bảo quản tài liệu, hồ sơ còn tồn đọng nhiều qua các năm, chưa có kho lưu trữ đủ chuẩn và tuân thủ đầy đủ các thông tư về quy định lưu trữ tài liệu.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu số quốc gia và bảo đảm nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử trong bối cảnh Chính phủ điện tử.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thay thế cũng đã ra đời để hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính, chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, định hướng tới tổng thể công tác văn thư và lưu trữ tài liệu điện tử Việt Nam, với mục tiêu bảo quản an toàn, quản lý thống nhất, khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Theo thông tư số 02/2019/TT-BNV được Bộ Nội vụ ban hành ngày 24/01/2019 cũng đã quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và các yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Thông tư áp dụng cho toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp nhà nước và khuyến khích thực hiện trong các tổ chức/cá nhân khác. Về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, Thông tư đã đề cập cụ thể về nguyên tắc thiết kế cấu trúc dữ liệu thông tin đầu vào, yêu cầu biên mục nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ và tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Những nguyên tắc, yêu cầu, kiểm tra, sao lưu, phục hồi, bảo đảm an toàn trong bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ cũng được quy định chi tiết.
Chuyển đổi số – bước đi mang tính cách mạng trong ngành văn thư lưu trữ
Tại Việt Nam, ngành lưu trữ đang ở thời khắc chuyển đổi vô cùng quan trọng mang tính cách mạng trong gần 58 năm xây dựng và phát triển! Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về Công tác Văn thư và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 3/4/2020 của Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 – 2025” đã đặt nền móng cho lưu trữ điện tử tại Việt Nam.
Theo đó, kể từ khi Chính phủ quyết tâm xây dựng Chính phủ điện tử cùng với sự ra đời của Trục liên thông văn bản quốc gia, ngành lưu trữ buộc phải chuyển đổi số để bắt kịp với xu thế của thời đại. Đây đồng thời được coi là bước ngoặt “cách mạng” trong ngành lưu trữ văn thư.
Đối với ngành lưu trữ, một giải pháp tối ưu trước hết phải đảm bảo giúp tài liệu được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học trên hệ thống phần mềm, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản. Đặc biệt, hệ thống phải có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc để thuận tiện cho công tác sử dụng sau này.
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm văn thư – lưu trữ điện tử cần có khả năng tích hợp với công nghệ ứng dụng IoT, dữ liệu lớn Big Data, trong việc giải quyết các bài toán nghiệp vụ quản lý kho tư liệu. Từ đó, các đơn vị chức năng trong Công ty có thể dễ dàng tạo lập cơ sở dữ liệu lớn, lưu trữ và xử lý dữ liệu, quản lý và theo dõi hệ thống văn bản số hóa qua hệ thống phần mềm theo chuẩn Thông tư 02/2019/TT-BNV.
Có thể thấy rằng chuyển đổi số tài liệu lưu trữ thành công để bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh là một điều vô cùng cấp thiết.