Sự bùng phát của dịch bênh Covid 19 có tác động rất lớn, lan rộng nhanh chóng và làm tổn hại tới nhân loại. Dịch bệnh Covid 19 gần như đã phá vỡ cuộc sống thường nhật của con người trên toàn thế giới. Mọi người đã phải thay đổi đáng kể về cuộc sống hàng ngày của mình nhằm thích nghi với điều không bình thường. Đến nay, chúng ta dường như không biết rõ rằng đại dịch này sẽ kéo dài tới khi nào, bởi hiện tại chưa có phương pháp phòng chống và điều trị tuyệt đối.
Bên cạnh việc dịch bệnh Covid 19 làm chao đảo cuộc sống thường nhật của người dân, hơn nữa nó làm thay đổi sự tương tác giữa nội bộ trong cùng một doanh nghiệp. Có rất nhiều người phải tự cách ly tại nhà, nhiều cơ quan, xí nghiệp phải sử dụng hình thức 3 tại chỗ hay hình thức sinh hoạt tập chung…. để đảm bảo sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Việc cách ly xã hội gần như bắt buộc mọi người hạn chế ra đường tránh sự lây lan của virus. Tuy nhiên, việc này đồng nghĩa với việc phá vỡ cách mà chúng ta đã sinh sống, hoạt động bấy lâu nay. Điều này lần nữa ảnh hưởng rất lớn tới nhiều công ty có hoạt động và vận hành lâu đời. Với những doanh nghiệp kinh doanh theo lối truyền thống và trực tiếp, hiện có thể đang chịu ảnh hưởng nặng nề từ Covid 19.
Việc chuyển đổi số cho những hoạt động mà chúng ta thực hiện mỗi ngày như chuyển sang chế độ làm việc không tiếp xúc trở nên cần thiết chứ không còn là một điều xa lạ nữa.
Điển hình cho hình thức chuyển đổi số hiện nay là phương án họp trực tuyến. Phương án họp trực tuyến đang dần trở thành lựa chọn hàng đầu và tối ưu cho những buổi họp mặt của các công ty, doanh nghiệp. Không chỉ là do tình hình dịch bệnh Covid 19 vẫn đang diễn biến phức tạp mà còn bởi vì hình thức này sở hữu rất nhiều ưu điểm. Nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp, chắc chắn hình thức họp trực tuyến sẽ trở thành xu hướng tất yếu trong tương lai. Những người tham gia cuộc họp không cần phải có mặt ở cùng một địa điểm, mà có thể ở bất cứ nơi đâu. Số lượng người tham dự cũng có thể là 3 ~ 5 người, 30 ~ 35 người, thậm chí là hàng trăm người tùy thuộc vào quy mô và mức độ quan trọng của cuộc họp. Họp trực tuyến diễn ra với sự hỗ trợ của phần mềm và mạng Internet.
So với hình thức họp mặt truyền thống, họp trực tuyến có những ưu điểm nổi trội hơn như tiết kiệm chi phí, thời gian cho công tác tổ chức, khắc phục hạn chế về mặt địa lý, v.v. Lợi ích của họp trực tuyến mang lại bao gồm:
- Giúp người tham gia hoàn toàn chủ động về địa điểm, kết nối nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau một cách cực kỳ nhanh chóng
- Tốc độ chia sẻ thông tin nhanh chóng: Các phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến hiện nay đều có các tính năng như chia sẻ màn hình, tài liệu, trình chiếu slide, video với âm thanh, hình ảnh sắc nét, sống động. Với các tính năng này, quá trình truyền tải thông tin sẽ diễn ra một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất. Các thông tin sẽ được trình bày rõ ràng, có hệ thống, tránh sai lệch.
- Quản lý, giám sát nhân viên hiệu quả: Các phần mềm họp trực tuyến có thể ứng dụng như một cách thức để trao đổi, giám sát nhân viên từ xa. Nó sẽ giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến trình, năng suất cũng như hiệu quả công việc. Phá vỡ mọi khoảng cách về địa lý, tăng động lực, đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Nhanh chóng, đơn giản, sử dụng dễ dàng: Để họp trực tuyến, người tham gia chỉ cần có các thiết bị di động như laptop, điện thoại có kết nối internet, cùng phần mềm hỗ trợ. Nhờ sự tiện lợi, đơn giản này mà các phòng họp online đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau, không chỉ riêng ở trong các doanh nghiệp.
PXNL